Hóa đơn đầu ra là gì? 3 Điều cần biết để kê khai hóa đơn chính xác

Để kê khai hóa đơn chính xác nhất, tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì bạn cần hiểu rõ hóa đơn đầu ra là gì và nắm được những nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra. Từ đó biết được đâu là những điều cần tránh để không mắc sai sót. Sau đây là những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu ra mà bạn bắt buộc phải biết. 

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Một cách dễ hình dung nhất thì hóa đơn đầu ra chỉ những bill do bên bán xuất và có thể hiện các nội dung như tên, số lượng, đơn giá, tổng tiền của hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp cho khách hàng và đối tác của họ. 

2. 3 Lưu ý quan trọng cần biết liên quan đến hóa đơn đầu ra 

Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu ra là gì? Sau đây là 3 điều kế toán viên cần nắm để tránh sai sót:

2.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Nội dung ghi trên hóa đơn

Trong khi tiết hành viết hóa đơn đầu ra cho khách, các kế toán viên cần để ý độ chính xác của câu chữ để tránh trường hợp bị áp mức thuế suất cao hơn gấp nhiều lần. Ví dụ như trường hợp một doanh nghiệp kinh doanh vận tải trong thời kỳ giảm thuế GTGT từ 10% xuống 5%. Tuy nhiên, trong quá trình làm hóa đơn thì kế toán viết “Cho thuê xe” thì thuế xuất phải chịu là 10% chứ không được hưởng 5% như khi ghi “Dịch vụ vận tải”.

Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không

Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không là một công việc hết sức quan trọng. Các kế toán viên có trách nhiệm rà soát tất cả các loại hóa đơn đầu ra hàng tháng để đảm bảo đã đủ 100%. Với trường hợp có hóa đơn bị bỏ sót thì cần nhanh chóng lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế theo đúng quy định. 

Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển gia quyền chủ sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể của các ngành hàng được nêu rõ dưới dây:

- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: Khi chuyển gia quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi giao dịch thì thời điểm xuất là ngày thu tiền. 

- Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình: Không quá 7 ngày từ khi ghi chỉ số điệnm nước tiêu thụ, hoặc ngày kết thúc kỳ được quy ước với dịch vụ truyền hình, viễn thông. 

- Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

- Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu: Với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kì theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ, kê khai có xác nhận của hai bên, chậm nhật là ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu.

- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại được xác định như thời điểm bán hàng hóa không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền. Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục ở hải quan.

Các sản phẩm nội bộ cũng cần phải xuất hóa đơn đầu ra

Đối với các trường hợp doanh nghiệp có chính sách trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc xuất hàng với mục đích cho, biếu, tặng, từ thiện,... đều cần phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT theo đúng quy định. Nếu thiếu các khoản này mà bị phát hiện thì sẽ bị xử phạt và cộng lãi khi tiến hành quyết toán thuế cho doanh nghiệp. 

Lập hóa đơn đầu ra theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn

Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra các doanh nghiệp luôn phải tuân thủ là lập số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đặt in có chung phương thức ký hiệu phân chia cho từng đơn vị thì phía tổ chức cần theo thõi để phân bổ ủy nhiệm cho từng ban. Các đơn vị này sẽ lập hóa đơn theo thứ tự trong phạm vi được phân chia. 

Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc sử dụng cùng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ máy chủ thì doanh nghiệp cần có phương án truy xuất ngẫu nhiên cho từng đơn vị. Thứ tự lập hóa đơn tăng dần cho hóa đơn truy xuất toàn chi nhánh. 

2.2 Quên kê khai hóa đơn đầu ra thì xử lý như thế nào?

Đối chiếu theo công văn số 4943/TCT-KK của Tổng cục thuế ngày 23/11/2015, khi phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ trước chưa được kê khai thì người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai và khấu trừ bổ sung. 

Tuy nhiên, theo quy định thì hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào có thời điểm kê khai bổ sung khác nhau. Cụ thể, thời điểm doanh nghiệp bán hàng và xuất hóa đơn kỳ nào thì người nộp thuế sẽ kê khai bổ sung vào kỳ đó theo quy định. Ví dụ, tháng 7/2022 doanh nghiệp nhận thấy kỳ hóa đơn từ tháng 5/2022 chưa kê khai thì cần tiến hành điều chỉnh hồ sơ khai thuế GTGT cho kỳ tháng 5 cho đầy đủ. 

2.3 Làm mất hóa đơn đầu ra bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định mới nhất thì nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu ra, dựa vào từng trường hợp sẽ có mức phạt phù hợp, chẳng hạn như:

Làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Tại điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra trước khi thông báo phát hành hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa xuất sẽ có các mức phạt như sau:

- Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời gian trong khoảng từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định) và có tình tiết giảm nhẹ.

- Phạt tiền 1 đến 4 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định và trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này).

- Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên (tính từ ngày hết hạn theo quy định) hoặc không khai báo sai phạm của mình. 

Làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành, cụ thể như sau:

- Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đã lập (liên 1, liên 3) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy hỏng các hóa đơn kê khai sai (đã xóa bỏ) và người bán lập thêm bill khác để thay cho hóa đơn đó. 

- Mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và có biên bản giữa 2 bên bán và mua để làm bằng chứng. 

- Mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập hóa đơn; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2; đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn thì phải có giấy tờ chứng mình sự việc. 

- Mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với các hành vì: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập và đã khai nộp thuế trong quá trình lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp đã quy định ở các điều trên).

3. Hóa đơn đầu ra đã kê khai có hủy được không?

Theo Khoản 1, 2 của Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể về việc hủy bỏ – xóa bỏ hóa đơn điện tử:

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký số điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.

>> Theo quy định số 2 của thông tư thì kế toán không được phép hủy hóa đơn đã kê khai thuế. Cách giải quyết khi xảy ra sai sót là lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai.

Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì?

Hy vọng với chủ đề “Hóa đơn đầu ra là gì? 3 Điều cần biết để kê khai hóa đơn chính xác nhất”, mọi người đã nắm rõ nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra và có thể phân biệt hóa đơn đầu vào và đầu ra. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại câu hỏi để được giải đáp miễn phí nhé. Thân chào!